Aplikasi Persuratan
APLIKASI PERSURATAN
Daftar Isi :
Aplikasi persuratan pada perusahaan sangatlah dibutuhkan oleh pihak perusahaan karena surat menyurat termasuk hal yang berpengaruh. Di dalam persuratan perusahaan ada pencatatan surat yang berhubungan dengan pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal dalam bentuk kerja sama.
Pengarsipan surat harus dicatat dan didata dengan baik, agar saat melakukan pencarian dapat dengan mudah ditemukan. Dalam hal pengarsipan surat, pencatatan harus dikategorikan berdasarkan surat masuk dan keluar. Selain itu, pencatatan surat harus juga dilakukan sesuai nomor surat untuk memudahkan dalam kategorisasi dan penemuan surat.
Pengarsipan surat yang dilakukan secara konvensional dan tidak menggunakan aplikasi arsip surat menjadikan proses pencatatan menjadi lama dan tidak otomatis. Penerimaan surat masuk dan keluar dari perusahaan yang berbeda-beda jenisnya mengakibatkan proses pencatatan konvensional bukan menjadi opsi terbaik dalam mengatasi proses pengarsipan surat digital.
Pencatatan secara konvensional membutuhkan tenaga ahli di bidangnya dan menyulitkan untuk mengakses arsip surat dimanapun dan kapanpun. Sedangkan kemajuan zaman yang mengharuskan aplikasi mampu beradaptasi dan menyesuaikan pergerakan perusahaan. Dengan demikian perusahaan membutuhkan aplikasi persuratan yang mampu beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan dan mobilitas perusahaan.
Apa itu Aplikasi Persuratan?
Dalam proses persuratan terdapat disposisi surat masuk dan keluar yang berbeda-beda asal dan jenisnya, pengarsipan surat yang dilakukan secara konvensional sangat membutuhkan waktu yang lama karena data yang di input tidak secara otomatis dan terpusat. Dengan demikian perlu adanya aplikasi surat menyurat yang membantu dalam masalah persuratan yang ada. Aplikasi persuratan adalah aplikasi yang berbentuk e-surat (electronic surat) yang berbasis web dengan berbagai fitur di dalamnya dengan kemampuan mengarsipkan surat secara aman dan terpusat.
Aplikasi persuratan adalah perangkat lunak (software) penerimaan surat yang mampu membantu pendistribusian surat dengan mudah, cepat, dan tepat. Pendistribusian dapat dilakukan secara otomatis dan dapat diawasi mengenai surat yang belum terdistribusikan. Pada aplikasi ini menjadikan surat digital lebih mudah untuk dikoordinasikan dan dikontrol.
Manfaat Aplikasi Persuratan Untuk Bisnis
Untuk memenuhi kebutuhan teknologi yang semakin canggih, aplikasi surat menyurat juga harus semakin berkembang. Oleh karena itu aplikasi persuratan atau Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat yang membuat pencatatan surat menjadi lebih mudah dan dapat dikendalikan dengan baik.
Aplikasi Persuratan merupakan bentuk dari aplikasi agenda surat masuk dan keluar yang berupa aplikasi arsip surat buatan dari PT. Sekawan Media Informatika yang didalamnya terdapat banyak fitur untuk membantu persuratan. Aplikasi persuratan memberikan laporan secara berkala sehingga memudahkan untuk memberi laporan kepada pimpinan perusahaan. Aplikasi Persuratan juga mampu menyimpan data secara aman dan tanpa khawatir data akan hilang.
Aplikasi persuratan ini juga dapat mendistribusikan surat masuk dan keluar secara cepat dan akurat. Pada masalah pendistribusian surat dapat dilihat ekspedisi surat atau riwayat keberadaan surat. Pada surat digital masuk dan keluar yang ada disesuaikan dengan relasi keterkaitannya, sehingga memudahkan dalam pencarian korelasi surat. Selain itu, sistem persuratan digital juga menjadi aplikasi penomoran surat otomatis sehingga pemberian nomor surat tidak dilakukan secara manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan pada pengurutan nomor.
Selain itu aplikasi ini menjadikan pembuatan konsep surat menjadi mudah karena rancangan atau konsep dapat dibuat langsung melalui aplikasi. SIPAS menyediakan banyak fitur yang menarik dan membantu instansi atau perusahaan dalam pengarsipan dan fitur dari SIPAS yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi tersebut. Maka dari itu setiap perusahaan dan instansi harus memilih SIPAS dalam membantu penerimaan surat masuk dan keluar.
Aplikasi ini dibutuhkan oleh perusahaan karena memudahkan pekerjaan dalam penerimaan surat digital, di aplikasi ini juga menjadi aplikasi agenda surat masuk dan keluar yang mencatat surat secara terdata, dan pastinya memberikan laporan secara berkala sehingga pengarsipan kantor dapat terpantau dengan baik.
Aplikasi persuratan bermanfaat untuk membantu dalam hal pendistribusian surat, dengan menjadikan distribusi surat menjadi lebih cepat dan memudahkan identifikasi surat yang belum terdistribusikan. Selain itu menjadi aplikasi penomoran surat otomatis yang mengurangi kesalahan dalam penomoran surat. Dalam penggunaan aplikasi surat menyurat perkantoran menjadikan birokrasi dan urusan persuratan lebih efisien dan tentunya pengaksesan aplikasi dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.
Aplikasi menjadi solusi masalah perusahaan mengenai persuratan. Penggunaannya dapat diterapkan di perusahaan atau instansi pemerintah. hadir memberikan kemudahan bagi semua urusan administrasi dan persuratan. Aplikasi memiliki fitur yang mampu memudahkan urusan persuratan dengan baik, fitur yang dimiliki dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan instansi terkait.menjadi solusi terkini dalam menyelesaikan permasalahan kantor.
Penggunaan aplikasi berbasis web yang dapat diakses secara mobile ataupun aplikasi memudahkan dalam pengontrolan surat. Memudahkan dalam pendistribusian disposisi surat sehingga dapat menghemat waktu dan biaya. Dengan demikian setiap perusahaan dan instansi dapat mencoba beberapa fitur dan konsultasi pada halaman.
Keunggulan Aplikasi Persuratan
Aplikasi persuratan menjawab kesulitan yang dihadapi oleh perusahaan dalam masalah pencatatan surat masuk dan keluar di perusahaan dan perkantoran. Pengarsipan surat digital mengakibatkan banyaknya permasalahan surat yang harus diatasi oleh perusahaan. Oleh sebab itu aplikasi SIPAS memiliki keunggulan dalam mengatasi masalah persuratan dalam perusahaan. Keunggulan tersebut antara lain:
- Aplikasi SIPAS mudah dalam penggunaannya, dapat digunakan melalui web atau aplikasi
- Aplikasi persuratan yang termasuk dalam aplikasi agenda surat masuk dan keluar yang membantu memudahkan disposisi surat masuk dan keluar pada perusahaan
- SIPAS menjadikan pendistribusian surat keluar perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien
- Pendistribusian surat dapat diketahui riwayat perjalanannya sehingga memudahkan dalam pelacakan surat
- Penyimpanan data surat secara aman dan terpusat
- SIPAS juga merupakan aplikasi penomoran surat otomatis dan pembuatan rancangan surat keluar dapat dilakukan melalui aplikasi
- Laporan data yang dilakukan secara berkala dalam bentuk grafik dan tabel memudahkan dalam melaporkan kepada pimpinan
Macam-Macam Persuratan Digital
1. Email
Surat digital atau elektronik yang paling umum digunakan adalah Email. Pasti kalian sudah tahu dong apa itu email? Email adalah singkatan dari Electronic Mail atau dalam bahasa Indonesia disebut Surat Elektronik (Surel). Email merupakan sarana dalam mengirim surat yang dilakukan melalui media internet. Email adalah alamat resmi di dunia maya yang berfungsi untuk mengirimkan surat, file, hingga foto.
Penggunaan email adalah media yang paling umum digunakan dalam pengiriman surat elektronik. Akan tetapi email saja belum cukup untuk mengintegrasikan berbagai aspek administrasi terutama surat-menyurat yang ada di dalam kantor. Agar terintegrasi secara maksimal, kamu memerlukan aplikasi persuratan atau website persuratan yang juga dilakukan secara daring.
Kelebihan aplikasi dan website persuratan dibandingkan dengan email adalah canggihnya peran dari sistem persuratan ini. Sistem persuratan ini membuat koordinasi jauh lebih mudah. Kecepatan dalam proses disposisi akan memudahkan pekerja untuk berkoordinasi dalam melakukan tugasnya. Tanpa sistem persuratan ini, pimpinan harus berada di kantor untuk melakukan disposisi, akan tetapi adanya sistem ini pimpinan dapat secara langsung mendisposisikan surat secara daring kepada staf yang bersangkutan untuk mengerjakan tugas yang diberikan.
Selain itu, jika menggunakan email biasa kamu perlu membuat surat secara manual dengan cara mengecek nomor surat sebelumnya. Jika dengan website atau aplikasi persuratan kamu hanya perlu melanjutkan nomor yang sudah ada tanpa perlu mencarinya. Kamu pun tidak perlu khawatir terjadi penomoran surat yang ganda.
Mencari surat tidak lagi memakan waktu yang lama dengan mencari satu per satu surat di ruang arsip. Hanya dengan mengetik nomor surat di aplikasi, maka informasi dan dokumen surat akan muncul di layar komputer secara cepat.
Dalam lingkungan perkantoran, pengolahan data dan administrasi merupakan bagian tersulit, karena data harus diolah dengan baik sebelum dapat digunakan sebagai informasi yang benar. Hal ini semakin dipersulit jika jarak antar kantor berbeda sehingga dapat memperlambat bahkan menghalangi prosesnya. Maka, aplikasi atau website persuratan adalah solusinya.
Kegiatan surat-menyurat adalah salah satu aktivitas yang tidak pernah lepas dari aktivitas keseharian di suatu instansi. Surat-menyurat menjadi media komunikasi tertulis antar instansi pemerintah, swasta maupun masyarakat sehingga surat masih menjadi rujukan resmi utama pada setiap aktivitas. Dengan mengetahui adanya persuratan digital, kamu jadi lebih tahu seberapa penting persuratan digital ini digunakan. Sistem persuratan online dapat memudahkan pekerjaan kamu kapan saja dan di mana saja.
KONSULTASI GRATIS
.png)
Comments
Post a Comment